01 Definition und Anwendungsbereich
Compliance bedeutet Einhaltung der Gesetze, Vorschriften und internen Anweisungen.
Der Verhaltenskodex richtet sich an alle Mitglieder der Geschäftsleitung, alle Mitarbeitenden des Unternehmens sowie unsere Partner.
Der Verhaltenskodex basiert auf nationalen Gesetzen und Vorschriften wie dem Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz (LkSG) und internationalen Übereinkommen wie dem UN-Zivilpakt und dem UN-Sozialpakt, den Leitlinien über Kinderrechte und unternehmerischen Handelns, den Leitlinien der Vereinten Nationen „Wirtschaft und Menschenrechte“, den internationalen Arbeitsnormen der Internationalen Arbeitsorganisation sowie dem Global Compact der Vereinten Nationen.
02 Informationspflicht
Jeder Mitarbeitende / Partner hat sich über die für seinen Verantwortungsbereich geltenden Gesetze, Vorschriften und internen Anweisungen zu informieren.
Im Zweifelsfall ist bei der Geschäftsleitung oder der jeweiligen Fachabteilung nachzufragen.
03 Prinzipien und Werte
Wir orientieren uns an den Bedürfnissen und der Zufriedenheit unserer Kunden und handeln dementsprechend. Wir behandeln unsere Kunden so, wie wir selbst behandelt werden möchten.
Wir passen uns fortlaufend den sich ändernden Marktbedingungen und Anforderungen an. Bestmögliche Qualität und Termintreue haben oberste Priorität.
Wir bekennen uns zu Chancengleichheit, Wertschätzung, Vertrauen und Leistung.
Wir bieten unseren Mitarbeitenden ein gutes Arbeitsumfeld und fördern eine Kultur des gegenseitigen Vertrauens und Respekts.
Wir fördern das verantwortliche Handeln jedes Mitarbeitenden und die Arbeit im Team.
Wir beachten alle Regelungen betreffend Arbeitszeit, Arbeits- und Gesundheitsschutz und bieten eine faire Bezahlung.
Wir beschäftigen keine Zwangsarbeiter oder unbezahlte Zeitvertragsarbeiter und stellen sicher, dass die Einstellungsverfahren hinsichtlich des Mindestalters den geltenden Gesetzen entsprechen.
Wir unterstützen rechtmäßige Ausbildungsprogramme und halten Verbote von Zwangsarbeit und Menschenhandel ein. Ebenfalls halten wir uns an alle geltenden Vorschriften gegen Schwarzarbeit, illegale und nicht angemeldete Beschäftigung.
Mindestens ähnliche Standards erwarten wir auch von unseren Partnern.
04 Grundsätze der geschäftlichen Tätigkeit
Es entspricht unseren ethischen Grundsätzen, unsere Geschäfte fair und im Einklang mit nationalen und internationalen wettbewerbsrechtlichen Regeln zu betreiben.
Hierzu gehören vor allem Bestimmungen über den unlauteren Wettbewerb und die Kartellgesetze. Es dürfen keine Preise, Mengen und Konditionen mit Wettbewerbern abgesprochen werden.
Wir halten uns an die jeweils anwendbaren Gesetzesvorschriften.
Es können darüber hinaus gehende interne Vorschriften erlassen werden, die von allen Mitarbeitenden zu beachten sind.
Wir erkennen die Regeln der internationalen Gemeinschaft an und betreiben unsere geschäftlichen Aktivitäten ausschließlich im Einklang mit internationalen Vorschriften. Insbesondere beachten wir – und erwarten auch von unseren Partnern - die Einhaltung der Export- und Importverbote sowie der Embargo-Bestimmungen.
Wir exportieren keine von Handelsbeschränkungen betroffenen Waren.
Jegliche Art von Geschäfts- und/ oder Handelsbeziehungen mit konsolidierten Einzelpersonen oder Unternehmensgruppen, die auf sogenannten staatlichen Sperrlisten aufgeführt sind, werden unsererseits nicht unterstützt, und eine Zusammenarbeit wird strikt abgelehnt.
05 Grundsätzliche Verhaltensanforderungen
Jeder Mitarbeitende ist verpflichtet,
- die in seinem Verantwortungsbereich geltenden Gesetze, Vorschriften und internen Bestimmungen einzuhalten
- fair, respektvoll und vertrauenswürdig bei allen Tätigkeiten und Geschäftsbeziehungen zu sein
- das Ansehen der Wilhelm Schmerbeck GmbH zu achten und zu fördern
- Interessenskonflikte zu vermeiden
- die Bestimmungen über Arbeitssicherheit, Umweltschutz und den Datenschutz einzuhalten
- Compliance-Verstöße umgehend zu melden.
Jeder Mitarbeitende
- hat das Recht auf eine individuelle Bewertung
Jeder Vorgesetzte ist verpflichtet,
- die Einhaltung dieser Richtlinie in seinem Verantwortungsbereich sicher zu stellen
06 Verbot jeglicher Diskriminierung
Benachteiligungen aus Gründen der Rasse, der ethnischen Herkunft, des Geschlechts, der Religionszugehörigkeit, der Weltanschauung, einer Beeinträchtigung, des Alters, der sexuellen Identität oder anderer persönlicher Merkmale sind strikt untersagt. Dies gilt insbesondere für den Umgang mit Kollegen, Mitarbeitenden und Geschäftspartnern sowie bei der Einstellung, Beförderung oder Entlassung von Mitarbeitern.
Wir tolerieren keine sexuelle Belästigung am Arbeitsplatz.
Wir akzeptieren keine anderweitigen diskriminierenden Belästigungen, Drohungen, Einschüchterungen oder Mobbing am Arbeitsplatz.
Mindestens ähnliche Standards erwarten wir auch von unseren Partnern.
07 Konsum von Drogen und Alkohol während der Arbeitszeit
Drogen beeinträchtigen das Entscheidungsvermögen des einzelnen Mitarbeitenden und erhöhen die Unfallgefahr am Arbeitsplatz. Der Konsum von Drogen und sonstigen Substanzen, welche eine bewusstseinsbeeinträchtigende Wirkung haben, ist am Arbeitsplatz strikt verboten.
Die Mitarbeitenden treten ihren Arbeitstag frei von Einflüssen solcher Drogen und Substanzen an.
Alkohol darf während der Arbeitszeit und während der Pausen grundsätzlich nicht eingenommen werden.
Aus Rücksicht auf die Gesundheit aller Mitarbeitenden ist das Rauchen nur in einem ausgewiesenen Bereich gestattet.
08 Menschenwürdige Behandlung
Die brutale oder menschenunwürdige Behandlung von Arbeitskräften ist nicht zulässig
und wird auch bei unseren Partnern nicht toleriert.
09 Vermeidung von Interessenskonflikten
Es ist sicher zu stellen, dass persönliche Tätigkeiten nicht den Interessen der
Wilhelm Schmerbeck GmbH entgegen stehen. Bereits der Anschein eines Interessenkonflikts ist zu vermeiden.
Ein Interessenskonflikt entsteht immer dann, wenn wir bei einer geschäftlichen Entscheidung gleichzeitig auch ein persönliches Interesse haben.
Nicht zulässig sind insbesondere Nebentätigkeiten für Wettbewerbsunternehmen oder für Geschäftspartner.
10 Einladungen, Geschenke und andere persönliche Vorteile / Korruption
Wir nehmen keine Geschenke oder Einladungen an, welche uns in eine verpflichtende Abhängigkeit bringen könnten. Die Annahme von symbolischen Geschenken und Einladungen in Rahmen allgemein üblicher Geschäftsgepflogenheiten sind zulässig. Die Annahme größerer Geschenke sind untersagt, sobald ein ortsüblicher Wert überschritten wird.
In Deutschland sind je Person und Jahr Geschenke im Wert von € 35,00 an Geschäftspartner zulässig und können als Betriebsausgabe geltend gemacht werden
(§ 4 Absatz 5 EStG).
Die Annahme von Geld oder anderen geldwerten Vorteilen von Dritten ist allen Mitarbeitenden untersagt.
Die Wilhelm Schmerbeck GmbH verbietet jegliche Form von Korruption wie die Bestechung, Erpressung oder die Gewährung oder Annahme von anderen Vorteilen- ungeachtet, ob diese direkt oder über Dritte erfolgen. Darüber hinaus akzeptieren wir keine Art von Geldwäsche. International gültige Gesetze zur Vermeidung direkter und indirekter Unterstützung nichtstaatlicher, bewaffneter Gruppen sowie politischer oder privater Sicherheitskräfte sind einzuhalten.
11 Arbeitssicherheit
Im Interesse der Gesundheit und der Sicherheit aller Mitarbeitenden sind die geltenden Gesetze, Vorschriften und Standards zur Arbeitssicherheit einzuhalten.
Jeder Einzelne ist für die Ordnung als Präventionsmaßnahme in seinem Arbeitsbereich mitverantwortlich und verpflichtet, die o.g. Standards für den Arbeitsschutz einzuhalten.
Die Wilhelm Schmerbeck GmbH ist sich im klaren darüber, dass fortlaufende Mitwirkung und Schulung der Arbeitnehmer für die kontinuierliche Verbesserung des Arbeitsschutzes unerlässlich sind.
Partner sind angehalten, die geltenden Gesundheits- und Sicherheitsverordnungen einzuhalten und die Gesundheits- und Sicherheitsleistung kontinuierlich zu verbessern.
12 Umweltschutz
Der schonende Umgang mit Ressourcen steht im Sinne der Nachhaltigkeit im Fokus. Wir haben daher eine eigene Umweltpolitik definiert und nutzen am Standort Systeme zur Stromerzeugung aus erneuerbaren Energiequellen. Die restliche Energie beziehen wir zu 100% aus Ökostrom und können hierzu Nachweise zur Verfügung stellen.
Jeder einzelne ist für den Umweltschutz in seinem Arbeitsbereich mitverantwortlich und verpflichtet, die Gesetze, Vorschriften und Standards für den Umweltschutz einzuhalten.
Partner müssen die geltenden Umweltverordnungen einhalten und die Umweltleistung kontinuierlich verbessern.
Umgang mit Konfliktmaterialien
Für Konfliktmineralien installiert das Unternehmen Prozesse in Übereinstimmung mit den Anforderungen der Organisation für wirtschaftliche Zusammenarbeit und Entwicklung (OECD) zur Erfüllung der Sorgfaltspflicht und Förderung verantwortungsvoller Lieferketten
und erwartet dies auch von seinen Partnern.
13 Umgang mit Informationen, Daten und Dokumenten
Personenbezogene Daten dürfen nur gem. den geltenden Datenschutzgesetzen /-verordnungen erhoben, genutzt und aufbewahrt werden.
Firmen- und geschäftsbezogene Daten sind vertraulich zu behandeln und dürfen nur zweckgebunden genutzt werden.
Im Dokumentenmanagement sind Erstellen, Aufbewahrung und Vernichtung von allen geschäftsrelevanten und personenbezogenen Dokumenten geregelt.
Näheres regelt die Wilhelm Schmerbeck-interne Richtlinie zum Datenschutz.
14 Schutz geistigen Eigentums
Wir schützen das geistige Eigentum der Wilhelm Schmerbeck GmbH wie z.B. Know-how, Geschäftsgeheimnisse, Marken, interne Preislisten, Kalkulationsstruktur, Marketing- und Verkaufsstrategien ebenso wie das geistige Eigentum Anderer.
Das geistige Eigentum der Wilhelm Schmerbeck GmbH ist sehr wertvoll, weshalb alle Mitarbeitenden dafür sorgen müssen, dies zu schützen.
Bevor Dritten geistiges Eigentum übergeben oder in irgendeiner Weise zugänglich gemacht wird, ist die hauseigene Geheimhaltungsvereinbarung zur Wahrung der Rechte der Wilhelm Schmerbeck GmbH zu unterzeichnen.
15 Spenden
Die Wilhelm Schmerbeck GmbH leistet Spenden für gemeinnützige und wohltätige Zwecke wie Bildung, Kultur und Soziales.
Spenden > € 1.000,00 dürfen nur nach vorheriger Genehmigung durch ein Mitglied der Geschäftsführung geleistet werden.
Zuwendungen an politische Parteien oder für politische Aktivitäten sind grundsätzlich untersagt.
16 Konsequenzen bei Compliance–Verstößen
Für Mitarbeitende können Compliance-Verstöße die folgenden Konsequenzen haben:
- Abmahnung
- Kündigung
- Schadensersatzansprüche Dritter
- Geld- und Freiheitsstrafen
Für die Wilhelm Schmerbeck GmbH können Compliance-Verstöße die folgenden Konsequenzen haben:
- Schadensersatzansprüche Dritter
- kostenintensive Gerichtsprozesse
- Geldstrafen
- Imageverlust
Sollte bei Partnern ein Verstoß gegen die Regelungen dieses Verhaltenskodexes festgestellt werden, werden wir dies unverzüglich schriftlich mitteilen und dem Betroffenen eine angemessene Nachfrist setzen, um sein Verhalten mit den Regelungen in Einklang zu bringen. Ist eine Abhilfe nicht in absehbarer Zeit möglich, so hat uns dies der Partner unverzüglich anzuzeigen und gemeinsam mit uns ein Konzept mit Zeitplan zur Beendigung oder Minimierung des Verstoßes zu erstellen und umzusetzen.
Wir haben das Recht, die Geschäftsbeziehung währenddessen temporär auszusetzen. Wenn die Nachfrist ohne Besserung abläuft bzw. die Umsetzung der im Konzept enthaltenen Maßnahmen keine Abhilfe bewirkt, können wir die Geschäftsbeziehung beenden und alle Verträge kündigen. Ein gesetzliches Recht zur außerordentlichen Kündigung ohne Nachfristsetzung, insbesondere bei vorsätzlich und als sehr schwerwiegend zu bewertenden Verstößen, bleibt ebenso wie das Recht auf Schadenersatz unberührt.
17 Vereinigungsfreiheit
Wir und unsere Partner gewähren den Arbeitnehmern das Recht, Arbeitnehmerorganisationen aufzubauen oder beizutreten.
Einschüchterungen, Drohungen oder Diskriminierungen sind diesbezüglich zu unterlassen.
18 Beschwerdeverfahren
Das Beschwerdeverfahren muss für Arbeitnehmer und Partner unter Wahrung der Vertraulichkeit der Identität und wirksamen Schutz vor Benachteiligungen zugänglich sein. Soweit kein Hinweis erfolgt, ist der Partner auf Betriebsebene selbst für die Einrichtung eines wirksamen Beschwerdemechanismus zuständig.
Beschwerden von Einzelpersonen oder Gemeinschaften, die von negativen Auswirkungen betroffen sind, können an die Adresse compliance@schmerbeck.com adressiert werden.
19 Ansprechpartner
Bei Fragen und Bedenken stehen Vorgesetzte und die Geschäftsführung zu einem klärenden Gespräch zur Verfügung.
Alle Mitarbeitenden sind angehalten, etwaige Verstöße gegen diesen Verhaltenskodex unverzüglich seinem Fachbereichsleiter oder einem Mitglied der Geschäftsführung zu melden.
Die Vertraulichkeit über Inhalte und Personen muss jederzeit gewährleistet sein.
20 Kenntnisnahme und Einverständnis der Partner
Der Partner verpflichtet sich bei Übereinstimmung mit unseren AGB, verantwortungsvoll zu handeln und sich an die aufgeführten Grundsätze/ Anforderungen zu halten.
Weiterhin verpflichten wir uns, den Arbeitnehmern, Beauftragten und Subunternehmern den Inhalt dieses Kodexes zu kommunizieren und die erforderlichen Vorkehrungen für die Umsetzung der Anforderungen zu treffen.
Von allen Geschäftspartnern erwarten wir die Einhaltung und Achtung nationaler und internationaler Gesetze, welche für all jene Länder gelten, in denen unsere Geschäftspartner ansässig sind und Produkte für Wilhelm Schmerbeck verarbeiten.
Auch wenn kulturelle und politische Hintergründe unserer Vertragspartner von unseren Normen abweichen dürfen, so glauben wir an eine einvernehmliche Basis mit Blick auf soziale und ökologische Standards und beziehen diese in unser tägliches Handeln ein.
Verstöße sind uns zu melden.
Im Falle von schwerwiegenden Verstößen gegen diesen Kodex behalten wir uns das Recht vor, die erforderlichen Konsequenzen im Rahmen unserer Einflussmöglichkeiten zu ziehen.